Datenschutzhinweis

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist:
AGENTICAL GmbH, vertreten durch Daniel Doege
Am Kabellager 11, 51063 Köln
E-Mail: info@agentical.de

2. Grundsatz

Diese Plattform ist der geschlossene Arbeitsbereich des Kreises BVMW Geschäftsführer-Austausch. Zugang haben ausschließlich Personen, die von einem Manager des Kreises oder vom Betreiber eingeladen wurden. Es gibt keine öffentlichen Inhalte außer dieser Seite, dem Impressum und der Anmeldeseite.

Die Plattform verwendet kein Tracking, keine Analyse-Werkzeuge und keine Werbung. Es werden nur die Cookies gesetzt, die für die Anmeldung technisch nötig sind (Ziffer 5). Jeder Kreis hat eine eigene Instanz mit eigener Datenbank. Daten verschiedener Kreise werden nicht zusammengeführt.

3. Welche Daten verarbeitet werden

a) Zugang und Profil. Für die Einladung und die Anmeldung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse. Im Profil können Sie Name, Unternehmen, Funktion, Telefonnummer, ein Foto und ein Kurzprofil hinterlegen, in Austauschrunden außerdem einen Steckbrief („Wobei ich helfen kann“, „Was mich gerade beschäftigt“). Diese Angaben sind freiwillig bis auf den Namen und für alle Mitglieder des Kreises im Mitgliederverzeichnis sichtbar. Gespeichert werden außerdem Ihre Rolle (Mitglied, Manager oder Admin), Ihr Status, der Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung und Ihre Einstellungen für Benachrichtigungen. Manager können Profile im Namen eines Mitglieds pflegen.

b) Ihre Beiträge. Gespeichert wird, was Sie in der Plattform eintragen oder hochladen: Antworten auf Terminabfragen, Zu- und Absagen, Vorschläge für die Tagesordnung, Stimmen in Umfragen, Kommentare, Bewertungen von Dokumenten, Ideen und deren Unterstützung, Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind, in Austauschrunden Ihre Mitnahme aus einem Treffen, sowie hochgeladene Dateien. Manager halten zusätzlich die Anwesenheit bei Sitzungen fest und verfassen Protokolle, in denen Mitglieder namentlich vorkommen können, zum Beispiel als Anwesende oder als Verantwortliche einer Aufgabe.

c) Sichtbarkeit innerhalb des Kreises. Für alle Mitglieder sichtbar sind Ihr Profil mit Steckbrief, Ihre Mitnahmen, Ihre Kommentare, Ihre Ideen und wen Sie unterstützen, Ihre Vorschläge für die Tagesordnung, Ihre Zu- oder Absage zu einem Termin, Ihre Aufgaben sowie veröffentlichte Protokolle mit der Anwesenheitsliste. Nur für Manager und den Admin namentlich sichtbar sind Ihre Antworten in Terminabfragen, Ihre Stimme in Umfragen und Ihre Bewertung von Dokumenten. Alle anderen Mitglieder sehen dort nur die Zählung.

d) Protokollierung. Zur Nachvollziehbarkeit und Sicherheit führt die Plattform ein Audit-Log. Es hält fest, wer sich wann an- oder abgemeldet hat, wer wen eingeladen oder entfernt hat, Rollenwechsel, Löschungen von Inhalten und Datenexporte. Das Audit-Log können Manager und der Admin einsehen.

e) Schutz vor Missbrauch der Anmeldung. Um die Anmeldung vor automatisierten Massenanfragen zu schützen, zählt die Plattform, wie oft von einer IP-Adresse und für eine E-Mail-Adresse ein Anmeldelink angefordert wird. Dafür werden die IP-Adresse und die angefragte E-Mail-Adresse kurzzeitig in der Datenbank gespeichert und nach etwa einem Tag automatisch gelöscht. Darüber hinaus speichert die Anwendung keine IP-Adressen. Der Webserver kann technische Zugriffsdaten kurzzeitig in Protokolldateien führen.

f) Datenexport. Manager und der Admin können die Inhalte des Kreises als Datei exportieren (Protokolle, Dokumente, Mitgliederliste, Beschlüsse, Aufgaben), zum Beispiel zur Archivierung. Der Export enthält personenbezogene Daten der Mitglieder. Jeder Export wird im Audit-Log vermerkt.

4. E-Mails der Plattform

Die Plattform verschickt E-Mails an Ihre hinterlegte Adresse:

immer: Einladung, Anmeldelink und die Bestätigung eines festgelegten Termins mit Kalenderdatei,
abschaltbar im Profil unter „Sofort-Mails“: neue Terminabfragen und Umfragen, zugewiesene Aufgaben, veröffentlichte Protokolle sowie Erinnerungen an Fristen und Termine,
nur wenn Sie es im Profil unter „Wochen-Zusammenfassung“ einschalten: einmal pro Woche eine Übersicht dessen, was ansteht und neu ist.

Die E-Mails enthalten Ihren Namen, soweit hinterlegt, und Inhalte aus dem Kreis, zum Beispiel den Titel eines Termins oder einer Aufgabe. Für den Versand setzen wir einen Dienstleister ein (Ziffer 6).

5. Cookies und Speicherung im Browser

Nach der Anmeldung setzt die Plattform ein Sitzungs-Cookie, das Sie als angemeldetes Mitglied ausweist. Es ist vor dem Zugriff durch Skripte geschützt, wird nur verschlüsselt übertragen und gilt 30 Tage ab der letzten Nutzung. Während der Anmeldung werden zusätzlich kurzlebige technische Cookies gesetzt, die den Anmeldevorgang gegen Missbrauch absichern. Diese Cookies sind für den Betrieb unbedingt erforderlich (§ 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG), eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Weitere Cookies, Zählpixel oder vergleichbare Techniken gibt es nicht.

Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen Link, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden. Der Link gilt 15 Minuten und nur einmal. Ein Einladungslink gilt 14 Tage und nur einmal.

6. Eingesetzte Dienste und Auftragsverarbeiter

Hosting, Datenbank und Dateien: Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen. Anwendung, Datenbank, hochgeladene Dateien und Sicherungskopien liegen auf Servern in Deutschland. Hetzner ist Auftragsverarbeiter.

E-Mail-Versand: Resend (Plus Five Five, Inc., San Francisco, USA). Für den Versand werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht an Resend übermittelt. Resend ist Auftragsverarbeiter. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, geschieht das auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Schriftarten: Die verwendeten Schriftarten (Roboto, Roboto Slab) werden lokal von unserem Server ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts.

Weitere Dienste, insbesondere Analyse-, Werbe- oder KI-Dienste, sind nicht eingebunden. Eine Weitergabe Ihrer Daten an sonstige Dritte findet nicht statt.

7. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten, um dem Kreis die gemeinsame Arbeit zu ermöglichen: Termine abstimmen, Sitzungen vorbereiten und protokollieren, Beschlüsse und Aufgaben festhalten, abstimmen, Unterlagen teilen und einander erreichen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der geordneten, nachvollziehbaren Zusammenarbeit des Kreises und seiner Mitglieder. Soweit Ihre Mitwirkung im Kreis auf einer Mitgliedschaft oder einer Vereinbarung beruht, ist Rechtsgrundlage außerdem Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

Die Protokollierung nach Ziffer 3 d und der Schutz der Anmeldung nach Ziffer 3 e dienen der Sicherheit und der Nachvollziehbarkeit des Betriebs (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

8. Speicherdauer

Profil und Beiträge: solange Sie Mitglied des Kreises sind und die Plattform für den Kreis betrieben wird.
Nach dem Ausscheiden: Wird ein Mitglied entfernt, endet der Zugang sofort und das Profil erscheint nicht mehr im Mitgliederverzeichnis. Beiträge wie Kommentare, Ideen, Stimmen und Aufgaben bleiben mit Namen erhalten, damit Protokolle, Beschlüsse und Abstimmungen des Kreises nachvollziehbar bleiben. Auf Ihren Wunsch löschen oder anonymisieren wir Ihr Profil und Ihre Beiträge, soweit dem keine Aufbewahrungsgründe des Kreises entgegenstehen.
Anmeldung: Sitzungen enden 30 Tage nach der letzten Nutzung. Anmeldelinks verfallen nach 15 Minuten, Einladungen nach 14 Tagen. Die Zähler zum Schutz der Anmeldung werden nach etwa einem Tag gelöscht.
Audit-Log: für die Dauer des Betriebs der Plattform für diesen Kreis.
Sicherungskopien: Die Datenbank und die Dateien werden täglich gesichert. Die Sicherungen werden nach 14 Tagen überschrieben, Sicherungen des gesamten Servers nach etwa 7 Tagen. Gelöschte Daten können so lange noch in Sicherungen enthalten sein.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Ihr Profil können Sie jederzeit selbst in der Plattform berichtigen. Für alle weiteren Anliegen wenden Sie sich an einen Manager des Kreises oder direkt an info@agentical.de.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.